Diseñar un sistema Kanban de forma intuitiva suele producir tableros que no duran: las columnas no reflejan el flujo real, los límites de WIP son arbitrarios y el equipo termina ignorando el sistema. STATIK es el antídoto: un proceso estructurado para diseñar Kanban desde el pensamiento sistémico.
01 · Primer pasoEntender las fuentes de insatisfacción.
El primer paso de STATIK es comprender qué está fallando. Se identifican las fuentes de insatisfacción tanto de los clientes del servicio como del propio equipo. ¿Qué se queja el cliente? ¿Qué frustra al equipo? Esta información guía todo el diseño posterior.
Las fuentes de insatisfacción típicas incluyen: tiempos de entrega impredecibles, trabajo que aparece sin previo aviso, calidad inconsistente o falta de visibilidad sobre el estado del trabajo.
02 · Segundo pasoAnalizar la demanda.
El segundo paso analiza el tipo y el volumen de trabajo que entra al sistema. ¿Qué tipos de peticiones recibe el equipo? ¿Con qué frecuencia? ¿Qué variabilidad tienen en tamaño y urgencia?
Este análisis determina los tipos de trabajo que el tablero debe distinguir y los SLAs (acuerdos de nivel de servicio) que el sistema debe cumplir.
03 · Tercer pasoAnalizar la capacidad.
El tercer paso evalúa la capacidad real del equipo: cuántas personas hay, qué habilidades tienen, cuánto tiempo dedican a trabajo reactivo vs. planificado. Este análisis determina los límites de WIP y la capacidad sostenible del sistema.
04 · Cuarto pasoModelar el flujo de trabajo.
Con la demanda y la capacidad analizadas, el cuarto paso modela el flujo: qué etapas atraviesa el trabajo, dónde se producen las esperas, quién interviene en cada etapa. Esto produce el mapa del flujo que se convertirá en las columnas del tablero.
05 · Quinto pasoDefinir las clases de servicio.
El quinto paso establece las clases de servicio: los tipos de trabajo diferenciados que el sistema gestionará con políticas distintas. Expedite (urgencias), Fixed Date (fechas fijas), Standard (trabajo normal) e Intangible (mejoras sin fecha) son las clases de servicio típicas de Kanban.
06 · Sexto pasoDiseñar el sistema Kanban.
Con toda esta información, el sexto paso diseña el sistema completo: el tablero con sus columnas, los límites de WIP para cada columna, las políticas de entrada y salida para cada etapa y las reglas de priorización para cada clase de servicio.