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Utiliza "Nine Whys" para descubrir el propósito de tu equipo

Utiliza "Nine Whys" para descubrir el propósito de tu equipo

“Liberating Structures” son 33 microestructuras que permiten desatar e involucrar a todos los miembros de un grupo - desde personas extrovertidas a introvertidas y desde líderes a seguidores. En esta serie de posts, enseñamos cómo estas microestructuras pueden utilizarse para sacar más partido a los eventos de Scrum. Si quieres experimentar Liberating Structures en primera persona- lo cual es la mejor manera de aprender- ven al próximo taller el 3 y 4 de octubre en Barcelona (impresiones del taller). El propósito de este taller es el de experimentar muchas y diferentes estructuras que podrás utilizar con tu propio equipo u organización.

Mucha gente conoce los “Five whys” del Toyota Production System y asume incorrectamente que los “9 whys” de Liberating Structures es lo mismo con unos pocos “whys” más. La diferencia es, que los “Five whys” se utilizan para identificar defectos en un proceso determinado, mientras que la estructura “Nine whys” ayuda a equipos a identificar su propósito.

Un propósito en común es la principal razón para trabajar en equipo, “una razón de existir inagotable para un grupo”. Como tal, es absolutamente fundamental para la colaboración, aunque muchas veces olvidada. Un propósito claro, ayuda a los equipos a alinearse hacia un objetivo compartido y como resultado proporciona sentido a todos los eventos de Scrum.

En este post, compartiremos ejemplos de cómo hemos aplicado esta estructura en nuestros trainings de Scrum y en sesiones de coaching.

Utilidades en Scrum y talleres

Hemos utilizado “Nine Whys” en varias ocasiones en Scrum (y fuera):

  • En lanzamientos de equipos Scrum nuevos para identificar la razón por la que van a trabajar juntos;
  • En kick-offs de producto para clarificar y comunicar porqué el producto existe;
  • Como parte de la estrategia y de mapa de ruta para primero identificar el propósito, y luego objetivos concretos;
  • En transiciones de equipos ágiles para conocer la dirección e intención del cambio;

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Pasos para utilizar esta Estructura Liberadora

  1. Los participantes forman parejas. Invítales a pensar en las actividades que hacen actualmente y poco a poco profundiza para revelar la razón principal para que el grupo trabaje conjuntamente. Para llevar esto a cabo, los participantes tendrán que decidir quién va a ser el entrevistador y quién va a ser el entrevistado en la primera ronda.El entrevistador pide al entrevistado hacer una pequeña lista de las cosas más importantes que hace en su trabajo para ayudar a progresar al equipo. Esto puede incluir cosas como “Hacer la User Interface del producto X más accesible”, “Preparar contenedores Docker”, o “arreglar ordenadores”. 1 minuto.
  2. El entrevistador ayuda al entrevistado a encontrar el verdadero propósito de hacer esas actividades preguntando preguntas como “¿Por qué estas actividades son importante para ti?”, “¿Por qué eso es importante para nuestro cliente?” y “¿Por qué eso es importante para nuestra sociedad?” Los participantes intercambian los roles después de 5 minutos.
  3. Las parejas forman grupos de 4 y comparten sus ideas durante 5 minutos.
  4. Cada grupo de 4, comparte sus descubrimientos. Todos prestan atención al emergente propósito del grupo.

A menudo se solapan los propósitos individuales que emergen. Invita al grupo a formular un propósito que empiece con “Existimos para empezar…” o “Existimos para acabar con…” si es posible. La parte más importante, sin embargo, es que el grupo sienta que su propósito es verdadero y cree ilusión.Una historia desde la trinchera

Un equipo en una empresa de logística sentía como si les faltara dirección y sentido. Tan solo escribir una parte de una aplicación utilizada para organizar envíos no era particularmente muy enriquecedor. Utilizamos “Nine Whys” y un miembro del equipo nos contó una historia que llamó “La bicicleta de mi hijo”. Nos contó que encargó una bicicleta para su hijo que venía en barco desde Asia. Después de una larga espera, recibió la notificación para que fuera a recoger la bicicleta al puerto. Su hijo no paraba de saltar de alegría y emoción. Le contaba las cosas que haría con la bicicleta durante el viaje al puerto. Cuando llegaron, el miembro del equipo se asomó para ver el monitor de la empleada que organizaba los envíos y vió que estaba utilizando el software que él había creado, que había ideado. Se lo contó a su hijo y sus ojos se pusieron como platos. Estaba impresionado de cómo su padre le había ayudado a traer su bicicleta a través de los océanos hasta sus manos.

Los otros miembros del equipo se quedaron en silencio. Después algunos admitieron que nunca lo habían visto de esa manera, en cambio, recurrían al cinismo crudo sobre sus trabajos sin sentido. El equipo se dió cuenta que aunque no llegaran a ver el fruto de su trabajo, habían trabajado juntos para ayudar a gente alrededor del mundo para conseguir lo que necesitaban.

Consejos

  • En el diseño organizacional tradicional los equipos están separados de su verdadero propósito. Solo “los de arriba” saben por qué algo se lleva a cabo. Hemos trabajado con equipos que encontrar su propósito ha sido frustrante al enfatizar que solo eran una pieza más en la máquina. Utilizar “Nine Whys” en este escenario puede ayudar a empezar nuevas iniciativas, o puede destruir la moral del equipo. Si te preocupa que esto pase, puede que sea mejor probar algo más estándar.
  • El propósito tiene varias capas. Siempre puedes profundizar más o menos. Habrás encontrado el punto ideal cuando el propósito crea ilusión, ambición y fascinación.
  • Un propósito nunca tiene un final. A veces es una buena idea coger un propósito para ponerlo a prueba, observar si realmente funciona en el día a día y luego refinarlo. De ahí saldrán conversaciones importantes.

Para terminar

En este artículo hemos compartido ejemplos de cómo hemos utilizado “Nine Whys” en nuestros trainings de Scrum y sesiones de coaching. Siempre estamos abiertos a escuchar tus experiencias o tus sugerencias. No dudes en contactar con nosotros para cualquier consulta en pol@itnove.com

Si quieres experimentar Liberating Structures en primera persona ven al próximo taller el 3 y 4 de octubre en Barcelona (impresiones del taller), o únete a nuestra comunidad de práctica y ven al siguiente evento/meetup que tendrá lugar el 8 de abril de 2019 (evento abierto y gratuito).