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¿Cómo mejorar el Sprint Planning con Estructuras Liberadoras?

 

 ¿Qué aprenderás en este artículo?

Es bastante habitual que el Sprint Planning no sea efectivo o que tardamos demasiado en llevarlo a cabo por motivos que veremos en el contenido de este artículo. Esta pérdida de tiempo, provoca frustración en el equipo o incluso conflictos. Una alternativa para mejorar el "outcome" del Sprint Planning, son las Estructuras Liberadoras. Se trata de un conjunto de técnicas de facilitación que permiten hacer las reuniones más energizantes, productivas y generan mejores resultados. En este artículo te enseñamos como aplicar 2 de ellas en el Sprint Planning.

 

 

 Repasemos brevemente, el objetivo y las prácticas habituales del Sprint Planning

Objetivo del Sprint Planning: Planificar el trabajo que se va a llevar a cabo en el siguiente Sprint a través de la colaboración de todo el equipo Scrum.

Lo primero que hacemos es consensuar cuando va a finalizar este Sprint en función de la fecha o en función de la meta del Sprint y saber la capacidad del equipo para el Sprint. La duración de este evento es de un máximo de 4 horas para Sprints de 2 semanas y se diferencia en dos partes:

  • Parte 1- ¿Qué podemos hacer este Sprint?
    • Conversación colaborativa entre el Product Owner y el Equipo de Desarrollo para identificar y seleccionar el trabajo a realizar para alcanzar el objetivo del Sprint (Sprint Goal).
  • Parte 2- ¿Cómo vamos a hacer el trabajo seleccionado?
    • Diseñamos la colaboración del equipo para llevar a cabo el trabajo seleccionado

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 No es fácil hacer un Sprint Planning efectivo

Pueden haber muchos motivos por los cuales el Sprint Planning es inefectivo. Los principales anti-patrones con los que nos hemos encontrado son:

  • Podemos caer en el bucle de nunca acabar hablando sobre los PBIs queriendo ir demasiado al detalle.
  • A lo mejor el Product Owner no sabe con certeza en qué debe trabajar el equipo en el siguiente Sprint.
  • Cambios de última hora.
  • Planificación granular extrema de los Ítems del Sprint Backlog
  • Demasiada estimación de subtareas.
  • Muchos otros...

 

 ¿Y cómo pueden ayudarnos las Estructuras Liberadoras?

Empecemos por saber qué son las Estructuras Liberadoras: "Las Estructuras Liberadoras son unas técnicas de facilitación que incluyen la participación de todos en hacer las reuniones más dinámicas, productivas y generar mejores resultados". Hay más de 33 Estructuras como las que veremos a continuación inventadas por dos teóricos de la complejidad, Henri Lipmanowicz y Keith McCandless

En esta ocasión voy a describir dos ejemplos con una Estructura Liberadora diferente en cada caso.

 

 Prioriza el Product Backlog con Min Specs

El objetivo fundamental de Min Specs es evaluar y decidir qué es absolutamente esencial para obtener resultados satisfactorios. En nuestro contexto, lo que nos permite Min Specs, es ordenar el Product Backlog priorizando aquellos PBIs que son esenciales en ese momento para identificar en qué debemos invertir este Sprint. Esta Estructura puede generar resultados asombrosos y és relativamente sencilla de facilitar. Consiste en:

  • Generar una lista (Max Spec) de todas las actividades o PBIs que se deben hacer para conseguir un objetivo. Primero individualmente durante 1 minuto y luego en el grupo (típicamente de 3 o 4 personas), consolidar y expandir la lista durante 5 minutos.
  • Cada grupo hace un pequeño test para cada actividad de la lista Max Spec con la siguiente premisa: Si la actividad no se lleva a cabo y el objetivo se puede conseguir igualmente, elimina esa actividad de la lista. Utiliza hasta 15 minutos si es necesario para este paso, no más.
  • Si es necesario haz una segunda ronda.
  • Comparar la información surgida en los grupos y consolida la lista más corta posible.

El resultado de realizar esta estructura debería de ser una lista con todas aquellas actividades que son de vitales en ese momento y por lo tanto, puede ayudar al Product Owner a priorizar el Product Backlog con el input del Equipo de Desarrollo.

Durante la ejecución de esta Estructura en el Sprint Planning, se pueden observar cosas como:

  • Reducir frustración y agilizar la toma de decisiones.
  • Aumenta el compromiso del Equipo de desarrollo al contribuir a la priorización del Product Backlog.
  • Focalizar y redirigir los recursos y la energía a trabajo que en el momento del Sprint Planning es el más importante.

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 Involucra a el equipo entero con Impromptu Networking

​Impromptu Networkingpermite a un grupo de personas indagar y crear foco en problemas que se quieren resolver. Un patrón que se produce con esta estructura es el compromiso y la motivación cuando se facilita al principio de una sesión de trabajo, en nuestro caso, el Sprint Planning. Podemos utilizar Impromptu Networking para crear foco sobre el trabajo más importante por hacer en ese momento en la primera parte del Sprint Planning. Además también se puede utilizar en la segunda parte para facilitar al equipo de desarrollo identificar las dificultades y dependencias del trabajo que pueden ocurrir durante el Sprint. Si nos focalizamos en facilitarla en la primera parte del Sprint Planning consiste en:

  • Presentar una invitación. Esta invitación debe ser una pregunta abierta, como por ejemplo: "¿En qué parte del producto debemos focalizarnos este Sprint?".
  • En parejas (si es posible con personas o roles lo más diferentes posible), responder la pregunta durante un máximo de 5 minutos donde cada miembro de la pareja tenga el mismo tiempo de hablar.
  • Cambio de parejas y repetimos el proceso durante otros 5 minutos.
  • Se hacen un total de 3 rondas. Al finalizar la estructura, si lo crees oportuno, puedes hacer brevemente un "debriefing" de la estructura, preguntando "¿Qué ha pasado?" o "¿Qué habéis notado?"

Si también lo quieres hacer en la segunda parte del Sprint Planning, el procedimiento es el mismo. Lo único que cambia es la invitación, que en este caso podría ser algo como "¿Qué dependencias o dificultades tendremos o podríamos tener durante el Sprint?". A partir de aquí se hacen las 3 rondas por parejas contestando la pregunta.

Otras razones por las que vale la pena facilitar Impromptu Networking:

  • Atraer compromiso más profundo frente a retos importantes.
  • Profundizar en problemas que se repiten.
  • Ayudar a las personas tímidas a soltarse.

 

 Lo más importante a la hora de facilitar una Estructura Liberadora

Sin duda, lo más importante a la hora de facilitar cualquier Estructura, es la invitación. La invitación es esa pregunta que invita a tocar un tema determinado.

En los ejemplos explicados arriba, la invitación de

  • Min Specs es: "¿En qué deberíamos trabajar este Sprint?".
  • Impromptu Networking, en la primera parte del Sprint Planning: "¿En qué parte del producto debemos focalizarnos este Sprint?"
  • En la segunda parte: ¿Qué dependencias o dificultades tendremos o podríamos tener durante el Sprint?".

Estos solo son ejemplos que yo he utilizado y que me han servido, pero la invitación es algo que depende de cada contexto y cada tema que se quiera tocar con una Estructura Liberadora. En general, una invitación ha de ser una pregunta abierta y si puede ser, que sea interesante.

 

 Conclusión y consejos

Hacer un Sprint Planning efectivo, ágil y motivador, es dificil. Las Estructuras Liberadoras pretenden involucrar a todo el grupo en la toma de decisiones y utilizar la inteligencia colectiva, tanto a nivel de Sprint Planning como a nivel de cualquier reunión de equipo.

La mejora manera de empezar a facilitar Estructuras Liberadoras es con un equipo que tengas confianza y que sepas que están abiertos a probar cosas nuevas, y utilizar una Estructura sencilla, como por ejemplo 1-2-4-ALL. A partir de ahí, puedes ir explorando nuevos lugares y nuevas situaciones donde poder facilitar alguna Estructura Liberadora.

 

 

 Para saber más:

  • Si quieres saber más sobre los anti patrones del Sprint Planning, visita este artículo de Stefan Wolpers.
  • Si quieres saber más detalles sobre Min Specs, entra aquí.
  • Si quieres saber más detalles sobre Impromptu Networking, entra aquí.
  • Si quieres saber más detalles sobre 1-2-4-ALL, entra aquí.
  • Si quieres trabajar al máximo de tu inteligencia y dar esa misma oportunidad a los demás, te invitamos a visitar la web oficial de "Liberating Structures". También puedes venir gratuitamente a los meetups mensuales que hacemos en Barcelona para poder experimentarlas de primera mano (realmente, es la mejor manera de aprender sobre Estructuras Liberadoras).