Uno de los síntomas más comunes de un equipo Kanban disfuncional es un backlog que crece sin control. Cada semana entran más peticiones de las que salen tareas completadas — y el equipo pierde foco, confianza y capacidad de comprometerse. La solución no es trabajar más rápido: es gestionar mejor la entrada.
Kanban lo resuelve con políticas explícitas de entrada: criterios escritos y visibles que definen cuándo se acepta una petición y cuándo no. Sin esas políticas, la entrada es arbitraria y el equipo siempre está respondiendo a la urgencia del que grita más fuerte.
01Criterios de aceptación
Una petición debe superar unos criterios mínimos antes de entrar al backlog. Los más comunes:
- Problema o necesidad clara: ¿Qué problema resuelve? ¿Para qué usuario o stakeholder?
- Alineación estratégica: ¿Está alineada con los objetivos actuales del equipo o de la organización?
- Valor justificado: ¿Por qué vale la pena hacer esto ahora versus otras opciones en el backlog?
- Tamaño manejable: ¿Puede dividirse en elementos que el equipo pueda completar en un tiempo razonable?
02Cuándo descartar una petición
No todas las peticiones que entran siguen siendo válidas con el tiempo. Un elemento del backlog debe descartarse cuando:
- La necesidad que lo motivó ya no existe o fue resuelta de otra manera.
- El contexto estratégico cambió y ya no está alineado con las prioridades actuales.
- Ha estado en el backlog tanto tiempo que el equipo no recuerda por qué estaba ahí.
- El coste de mantenerlo en el backlog (refinamiento, gestión de expectativas) supera su valor potencial.
03Cadencia de reposición de la cola
La reunión de reposición de cola (queue replenishment meeting) es el evento Kanban donde se decide qué entra al backlog activo para el próximo período. Normalmente semanal o quincenal, tiene tres actividades:
- Revisar la capacidad disponible: ¿cuántas tarjetas pueden entrar en progreso esta semana?
- Evaluar las opciones candidatas contra los criterios de aceptación.
- Seleccionar las que entran, con criterio explícito de priorización (por ejemplo, coste de delay).
Este evento hace explícita la decisión de qué entra y qué espera — y esa explicitez es lo que permite a los stakeholders entender y aceptar las prioridades.